Conçu dans le but de digitaliser et d’améliorer l’intégralité du processus d’achat des entreprises, la solution P2P ou Procure to Pay est un logiciel indispensable au management de toute société qui se veut prospère. Son efficacité s’explique notamment par le fait qu’elle vous permet de choisir les meilleurs fournisseurs, tout en optimisant vos coûts d’achat et votre budget. Voici 4 raisons d’opter pour une solution P2P dans la gestion de votre entreprise.
Optimisation des coûts d’achat
La solution Procure to Pay est une méthode qui vient dématérialiser les processus d’achat ou d’approvisionnement de votre entreprise. Ce faisant, les coûts opérationnels liés à la gestion de tout le processus d’achat baissent considérablement. En effet, en optant pour cette solution, l’entreprise réduit significativement les processus manuels.
Les délais de traitement et de validation sont relativement courts, d’autant plus que tout le processus est automatisé. Cette stratégie permet également à l’entreprise de faire une analyse objective des profils de tous ses fournisseurs. Il devient alors plus aisé de négocier les prix et d’obtenir de meilleures offres. En outre, les avantages du procure to pay vont bien au-delà de l’optimisation des coûts de l’entreprise. Cette stratégie permet également d’effectuer des achats de meilleure qualité.
Gain de temps et efficacité
La mise en place d’une solution P2P réduit les délais de traitement des différentes données relatives aux choix du fournisseur. Ce phénomène contribue donc à optimiser l’efficacité et la productivité de vos collaborateurs. Ces derniers peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En effet, la décentralisation de toutes vos opérations d’achat dans un seul outil évite la paperasse et les pertes de temps. De plus, le logiciel P2P est accessible depuis n’importe quel support connecté et à n’importe quel endroit. Cette solution facilite le travail de vos collaborateurs et simplifie le partage des données entre les différents services.
Amélioration des rapports entreprise/fournisseur
Un des nombreux avantages de la solution Procure to Pay est qu’elle favorise la communication et améliore la confiance entre vos fournisseurs et votre entreprise. En effet, dans de nombreux cas, les relations entre les deux entités peuvent se dégrader du fait des retards de paiement. Cette situation peut, en conséquence, nuire à la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise et donc à sa productivité.
En revanche, la mise en place d’une solution P2P automatisant le cycle des achats vous permet d’éviter les erreurs ou retards de paiement. Des relations de confiance sont donc développées, entre votre entreprise et vos fournisseurs.
Réduction des erreurs et des fraudes
Les stratégies P2P permettent d’avoir un accès en temps réel à toutes les informations liées au processus d’achat, ce qui limite les erreurs de saisie. De plus, la numérisation des données évite les pertes de documents et de factures sous format papier.
En outre, grâce au reporting, l’entreprise peut avoir directement accès aux données d’achat, ce qui facilite le contrôle des fonds de roulement et de la trésorerie. Les opérations de l’entreprise sont par conséquent mieux sécurisées, supprimant ainsi les fraudes et détournements.